Архив ФГБОУ ВО СибГУФК

Отдел документационного обеспечения действует в составе управления правового, кадрового и документационного обеспечения, подчиненного непосредственно ректору университета и осуществляет руководство и контроль за ведением делопроизводства университета.

Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения регламентируется Инструкцией по делопроизводству. 

Краткая историческая справка

Канцелярия и архив начали свою работу в апреле 1950 года.

Отдел документационного обеспечения был создан в связи с реструктуризацией отдела канцелярия в 2005 году.

В 2017 году отдел документационного обеспечения вошел в структуру управления правового, кадрового и документационного обеспечения.

Для оптимизации документооборота внутренних документов в университете отделом документационного обеспечения производится:

1. Корректировка инструкции по делопроизводству с учетом новых требований, выдвигаемых Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях.

2. Разработка номенклатуры дел университета, контроль за соблюдением сроков хранения документов в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

3. Редактирование номенклатуры дел структурных подразделений и кафедр университета.

4. Разработка, внедрение и введение унифицированных форм документов (бланки приказов, писем и т.д.), внесение в них изменений.

5. Организация своевременной обработки исходящей корреспонденции и доставки обработанной корреспонденции на почтовое отделение и т.д.

6. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки.

7. Организация оперативного размножения документов.

8. Осуществление контроля за правильностью оформления и своевременностью формирования структурными подразделениями университета дел, подлежащих сдаче в архив.

9. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями.

10. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях университета.

11. Проведение семинаров по делопроизводству с лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях университета.

12. Разработка и внедрение предложений по совершенствованию системы делопроизводства в университете, компьютеризация процесса делопроизводства.

13. Работа в системе электронного документооборота.

Отделом документационного обеспечения ведется регистрация документов, которая включает: - журнал входящей корреспонденции; - журнал исходящей корреспонденции;

- журнал поступающей корреспонденции по электронной почте;

- журнал поступающих телефонограмм;

- журнал поступающих факсограмм.

С 2014 года осуществляется прием, отправка и рассылка различных документов университета по официальной электронной почте.